Describir los beneficios y desventajas de la APO

Es un enfoque de administración que, tomando como base el modelo de sistemas, se orienta al logro de resultados.

En donde cada puesto define sus objetivos en términos de resultados a lograr (y no de actividades), que sean coherentes, específicos, prioritarios, desafiantes y tendientes al mejoramiento permanente;

A través de un estilo de liderazgo que privilegia la participación y la delegación; de manera que dichos objetivos provoquen la motivación del personal, apuntalen la planificación y el control de gestión y sirvan como marco de referencia para la administración de los recursos humanos.

CARACTERÍSTICAS DE LA APO

a.   Establecimiento conjunto de objetivos entre el ejecutivo y su superior;

b.   Establecimiento de objetivos para cada departamento o posición;

c.   Interrelación de los objetivos departamentales;

d.   Elaboración de planes tácticos y de planes operacionales con énfasis en la medición y el control;

e.   Continua evaluación, revisión y reciclaje de los planes;

f.    Participación activa de la dirección;

g.   Apoyo intensivo del staff durante las primeras etapas

PARTES BÁSICAS DE LA APO

1)  Todos los miembros de una organización son asignados al cumplimiento de una serie de objetivos que debe alcanzar durante su periodo operativo normal. Estos objetivos se fijan en conjunto y se acuerdan con los individuos y sus jefes.

2)  Periódicamente se hacen verificaciones del desempeño para determinar cuán cercano han llegado los empleados al objetivo.

3)  Se dan recompensas a los empleados con base en cuán cerca llegaron al alcance de los objetivos.

PROCESO DE APO

1º.               Revisión de los objetivos del empleado: el gerente obtiene una comprensión clara de los objetivos generales de la organización.

2º.               Establecimiento de los objetivos del empleado: el gerente y el empleado se reúnen para acordar los objetivos que debe alcanzar el empleado al final de un periodo normal de operación.

3º.               Supervisión del progreso: durante el periodo de operación normal y a diferentes intervalos, el gerente y el empleado verifican si los objetivos están siendo alcanzados.

4º.               Evaluación del desempeño: al final de un período normal de operación, se juzga el desempeño del trabajador en la medida en que haya alcanzado los objetivos.

5º.               Recompensas: se dan recompensan a los empleados con base en la medida en que se han alcanzado los objetivos.

VENTAJAS LA APO

  Según el libro de Samuel C. Certo nos dice que hay 2 ventajas en la APO.

1º.               Los programas APO enfatizan siempre lo que debe hacerse en la organización para alcanzar los objetivos organizacionales.

2º.               El proceso APO asegura un compromiso del empleado para alcanzar los objetivos organizacionales. Dado que los gerentes y los subordinados han desarrollado los objetivos juntos, ambas partes están genuinamente interesadas en alcanzar esos objetivos.

   Según el libro de Harold Koontz señala las siguientes ventajas:

a.   Mejoría de la administración: todas las ventajas de la administración por objetivos se pueden resumir diciendo que da por resultado una administración muy mejorada. No se pueden establecer objetivos sin planeación y la planeación orientada hacia resultados es la única clase que tiene sentido. La administración por objetivos obliga a los gerentes a pensar en la planeación para obtener ciertos resultados, más que simplemente planear actividades o trabajos. Para asegurar que los objetivos sean realistas, la APO exige también que los gerentes piensen en la forma en que lograrán los resultados, la organización y el personal que necesitarán para hacerlo y los recursos y ayuda que requerirán. De igual forma, no hay un mejor incentivo para el control que u grupo de metas claras.

b.   Clarificación de la organización: otro beneficio importante de la APO es que obliga al gerente a clarificar los papeles y las estructuras organizacionales. Los puestos se deben construir en base a los resultados fundamentales que se espera tengan las personas que los desempeñan.

c.   Estímulo al compromiso personal: una de las grandes ventajas de la APO es que estimula a las personas a comprometerse con sus metas. La gente deja de hacer simplemente un trabajo, seguir instrucciones y esperar por normas y decisiones; ahora son personas con propósitos claramente definidos.

d.   Desarrollo de controles efectivos: en la misma forma en que la APO produce una planeación más efectiva, también ayuda a desarrollar controles efectivos. Recuérdese que el control incluye medir resultados y llevar a cabo acciones para corregir las desviaciones de los planes con el fin de asegurar que se alcancen las metas.

DESVENTAJAS DE LA APO

  Según el libro de Samuel C. Certo señala lo siguiente:

1º.               La elaboración de los objetivos puede consumir mucho tiempo, dejando a los gerentes y a los empleados menos tiempo para hacer el trabajo en sí.

2º.               La elaboración de objetivos por escrito, la comunicación cuidadosa de los objetivos y las evaluaciones de desempeño detallada que requiere un programa APO, aumenta el volumen de papeleo en una empresa.

  Según el libro de Harold Koontz señala las siguientes desventajas:

a.   Deficiencias al enseñar la filosofía de la APO: a pesar de lo sencilla que pueda parecer la administración por objetivos, los gerentes que la llevarán a la práctica tienen que comprenderla y apreciarla. A su vez, tienen que explicar a los subordinados qué es, cómo trabaja, por qué se hace, qué papel tendrá en la evaluación del desempeño y, sobre todo, cómo se pueden beneficiar los participantes. La filosofía está elaborada sobre conceptos de autocontrol y auto dirección encaminados a hacer profesionales a los gerentes.

b.   Deficiencias al dar normas a los encargados de establecer las metas: al igual que cualquier otro tipo de planeación, no puede operar si no se dan las normas necesarias a quienes se espera que fijen las metas. Los gerentes tienen que conocer cuáles son las metas de la empresa y cómo encaja su propia actividad en ellas. Si las metas son imprecisas, irreales o inconsistentes, es prácticamente imposible que los gerentes estén en armonía con ellas.

c.   Dificultad al establecer metas: las metas realmente verificables son difíciles de establecer, en particular si necesita tener el grado exacto de rigidez y flexibilidad, trimestre tras trimestre, año tras año. El establecimiento de metas de metas no tiene que ser difícil que cualquier otra clase de planeación efectiva, aunque probablemente se necesitara de más estudio y trabajo para establecer objetivos verificables que sean ambiciosos pero alcanzables, que para desarrollar muchos planes que sólo tienden a exponer el trabajo a realizar.

d.   Insistencia en las metas a corto plazo: los gerentes fijan metas a corto plazo, rara vez a más de un año y con frecuencia por un trimestre o menos. Es evidente que existe el peligro de poner mayor énfasis en el corto plazo, quizá a expensas del largo plazo. Por supuesto, esto significa que los superiores tienen siempre que asegurarse que los objetivos actuales, al igual que cualquier otro plan corto plazo, sean diseñados para ser útiles a las metas a más largo plazo.

e.   Peligro de inflexibilidad: con frecuencia, los gerentes vacilan para cambiar los objetivos. Aunque quizá las metas dejen de tener significado si se cambian con demasiada frecuencia y no representan un resultado bien pensado y bien planeado, de todos formas es tonto esperar de un gerente que luche por alcanzar una meta que ya ha quedado obsoleta por los nuevos objetivos revisados de la empresa; por premisas cambiadas o políticas modificadas.

IDENTIFICAR LA IMPORTANCIA DE LA EXPLICACION DE LOS PRINCIPIOS DEL PROCESO DE LA PLANEACION

Principios de Racionalidad:
El hombre aunque animal racional, no hace uso de ella en todas las actuaciones de su vida; en muchas
ocasiones se guía por el instinto o apetito. La inteligencia y el instinto obedecen a la misma finalidad de la
naturaleza, y aquí mencionamos dos posibles causas:
- Una falsa apreciación de los procesos lógicos y su aplicación.
- Un deseo profundo de justificar la racionalización.
Usar el método científico requiere usar la razón, pero no todas nuestras actividades deben ser visualizadas
de esta forma. En muchas circunstancias se requieren procesos no lógicos, en otros, procesos lógicos y
comúnmente una combinación de ambos.

El principio de la precisión: “Los planes deben hacerse con la mayor precisión posible porque
van a regir acciones concretas”; No deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas.

El principio de la flexibilidad: “Dentro de la precisión establecida en el principio anterior, todo plan
debe dejar margen para los cambios que surjan en éste, ya en razón de la parte imprevisible, ya
de las circunstancias que hayan variado después de la previsión”.
Este principio podrá parecer a primera vista contradictorio con el anterior, pero no lo es. Es
inflexible es lo que no puede amoldarse a cambios accidentales; lo rígido, lo que no puede
combinarse de ningún modo . Flexible, es lo que tiene una dirección básica , pero que permite
pequeñas adaptaciones momentáneas, pudiendo después volver a su dirección inicial. Así una
espada de acero es flexible , porque doblarse sin romperse , vuelve a su forma inicial cuando
cesa la presión que la flexiona.
Todo plan preciso debe prever, en lo posible , los varios supuestos o cambios que deben ocurrir:
• Fijando máximos y mínimos.
• Proveyendo de antemano caminos de substitución, para las circunstancias especiales que se
presenten,
• Estableciendo sistemas para su rápida revisión.
El principio de la unidad : “Los planes deben ser de tal naturaleza , que pueda decirse que existe
sólo uno para cada función y todos los que se aplican en la empresa deben estar coordinados e
integrados de tal modo que formen un solo plan general“.
Ejemplo: Es evidente que mientras haya planes inconexos para cada función, habrá contradicción
dudas, etc. Por ello, los diversos planes que se aplican en uno de los departamentos básicos
producción, ventas ,finanzas y contabilidad personal, etc. deben coordinarse en tal forma, que en
un mismo plan puedan encontrarse todas las normas de acción aplicables.
Si el plan es el principio de orden, y el orden requiere la unidad, es indiscutible que los planes
deben coordinarse jerárquicamente hasta formar solo uno.
La planeación se interesa principalmente en :
- evitar acciones incorrectas
- reducir los fracasos
- aprovechar las oportunidades

Explicar cada uno de los tipos de planeación.

1. Planeación personalizada.

Parte del enfoque analítico de los acontecimientos y de las acciones que intervienen en la persona humana como origen y punto de equilibrio del contexto conocido. El individuo posee cualidades derivadas de la herencia, la educación familiar, el medio social, la percepción y adaptación física, la cultura.

2. Planeación operativa.

La planeación operativa se refiere básicamente a la asignación previa de las tareas específicas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones. Las características más sobresalientes de la planeación operacional son: se da dentro de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y táctica; es conducida y ejecutada por los jefes de menor rango jerárquico; trata con actividades normalmente programables; sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisión; cubre períodos reducidos; su parámetro principal es la eficiencia.

3. Planeación estratégica.

La planeación estratégica es un proceso que sienta las bases de una actuación integrada a largo plazo, establece un sistema continuo de toma de decisiones, identifica cursos de acción específicos, formula indicadores de seguimiento sobre los resultados e involucra a los agentes sociales y económicos locales a lo largo de todo el proceso. 

4. Planeación sistémica.

Ricardo Guerra Quiroga menciona que las relaciones del hombre con la sociedad y el entorno pueden ser identificadas en términos de sistemas ya que contiene partes relacionadas entre sí, y en algún sentido constituye un todo completo. En este tipo de sistema se intenta definir el sistema identificando las partes o elementos por un lado, y por otro las conexiones o interacciones.

5. Planeación para el “mejoramiento de la calidad de vida”.

Pretende resaltar el aspecto humano como finalidad y punto de partida de la planeación regional. En ella se observan los siguientes pasos: el análisis y diagnóstico de una situación dada y la traducción a objetivos claros y precisos de lo que se quiera alcanzar. El desglose ordenado de los objetivos se expresan en metas, las cuales se deben jerarquizar, estableciendo la interrelación que existe entre ellos. Al mismo tiempo se deberá cuantificar los recursos disponibles, además de observar la forma de distribución en el tiempo y espacio de las actividades.

6. Planeación táctica.

Parte de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y se refiere a las cuestiones concernientes a cada una de las principales áreas de actividad de las empresas y al empleo más efectivo de los recursos que se han aplicado para el logro de los objetivos específicos.

7. Planeación ecológica.

Se genera a partir de proyectos presentados ante el Instituto de Ecología, que elabora programas de conservación del suelo, que incluyen: un modelo de regionalización ecológica para descentralizar las medidas de protección del suelo, un sistema de información de planeación general ecológica, y estudios de planeación ecológica regional o regionalización ecológica. El enfoque integral de su gestión se basa en la división territorial en regiones naturales: la orografía, el clima, el suelo, las condiciones del hábitat, estudios forestales, edafología, etc.

La definición de la capacidad ambiental a efectos de planificación del espacio se genera por medio de la sostenibilidad o sustentabilidad.

8. Planeación participativa con fines operativos (método de intervención)

Este sistema sugiere un esquema operativo cercano a los procedimientos de la investigación participativa; método basado en el desarrollo de la comunidad y en la participación, elementos que fungen como esencia de este método de intervención. Este método plantea dos alcances diferentes: la estrategia cognitiva (métodos de investigación social) y la estrategia de acción (métodos de intervención social).

9. Planeación polarizada.

Las regiones polarizadas están basadas en la existencia de la comunicación; de aquí que las zonas carentes de comunicación no formen parte de ninguna de las áreas de influencia analizadas en este estudio. La región polarizada es por naturaleza un conjunto heterogéneo en el cual las diversas partes presentan un carácter complementario, y mantienen de una manera privilegiada mayor intercambio con un polo que con cualquier otro del mismo orden.

10. Planeación normativa.

La planificación normativa trata de someter a la voluntad humana el curso y la dirección de procesos sociales, por una serie de procedimientos que imprimen racionalidad a las actividades que se realizan para conseguir determinadas metas y objetivos.

11. Planeación prospectiva.

La planeación prospectiva contiene elementos de la planeación estratégica y normativa, y es conocida bajo el nombre de adaptativa, interactiva, corporativa o transaccional. Lo que distingue a la planeación prospectiva es el énfasis en la formulación de los objetivos o futuro deseado y la búsqueda activa de medios para hacerlo posible. El proceso de planeación se extiende desde la formulación de los ideales sociales y económicos más generales, hasta los detalles de la elaboración e implantación de decisiones.

Identificar los pasos que se deben llevar a cabo para hacer posible la ejecución de un plan.

Ø  Definir los objetivos específicos.

Ø  Establecer las metas necesarias para alcanzar cada uno de los objetivos específicos.

Ø  Establecer indicadores que permitan medir el logro de la meta.

Ø  Determinar las actividades que se deben desarrollar.

Ø  Especificar el área responsable de llevar a cabo las actividades.

Ø  Si se necesita coordinar la realización de alguna actividad, se debe indicar con cual departamento o dependencia.

Identificar tipos o correntes de planecion existente.

Tipos

Todos los planes tienen un propósito común:

            La provisión, la programación y la coordinación de una secuencia lógica de eventos los cuales si se aplican con éxito, deberán conducir al alcance de los objetivos que los orientan.

 Según su clase existen  cuatro tipos diferentes de planes:

1. Planes relacionados con métodos denominados procedimientos; estos son generalmente operacionales y presentan gráficos denominados flujograma.
2.  Planes relacionados con dinero, denominado presupuesto.
3. Planes relacionados con el tiempo, denominados programas o programaciones.
4. Planes relacionados con comportamiento, denominado normas o reglamentos; es decir, especifica como deben comportarse las personas en determinadas situaciones. 

Señalar los propósitos de la planeación.

Propósito

 El propósito de la planeación es determinar lo que debe hacerse en el presente, para estar en una situación satisfactoria en el futuro. Intenta asegurar el uso efectivo de los recursos disponibles que conduzcan al logro de los objetivos más importantes y busca prevenir crisis por aparecer. La planeación no busca desarrollar un plan, sino el establecimiento de un proceso que sea parte de la rutina de la administración.

Describir las características del proceso de la planeación.

Características de la planeación

1. Unidad: Todos los planes se realizan simultáneamente, en una empresa a pesar de tener cada uno sus propios objetivos, deberán ser congruentes en sus fines y sus medios de tal manera que puedan ingresarse y acomodarse para formar un solo plan general.

2. Continuidad: la planeación es una actividad de los administradores que nunca terminan.

3. Precisión: Los cursos de acción a seguir deben ser bien definidos reduciendo en lo posible la imprevisión y haciendo énfasis, en la elaboración de planes desarrollados.

4. Penetrabilidad: La planeación no es una actividad exclusiva de los niveles jerárquicos superiores más bien la actividad de formular planes es obligatoria para todo ejecutivo dentro de su área específica de trabajo.

La planeación comprende la definición de objetivos o metas de la organización. El establecimiento de una estrategia general para alcanzar estas metas y el desarrollo de una jerarquía completa de planes para integrar y coordinar actividades.

Es un instrumento que sirve de orientación para no desviar el curso de las acciones, nos enseña a utilizar los recursos de manera racional y evalúa anticipadamente cual debe ser la efectividad de las tareas para alcanzar los objetivos propuestos.